一、合格证的信息
一张合格的合格证里至少要包含以下信息：品名、编号、制造日期、数量、供应商和检查结果等。这是物料管理不可缺少的一条重要数据。
二、合格证的作用
*识别实物的凭证
当某材料第一次收货，若没有合格证附在实物上，仓管人员肯定拿着实物到处询问，一会问技术人员，一会问采购，可能要浪费很多时间，才能弄清楚材料的真实身份。
*核对数量的凭证
每一个最小包装的数量是多少？总的加起来又是多少？如有合格证的话，收货时仓管员就不必重新清点一次。
*进行不良品的追踪和反馈
如果出现不良品，可依合格证提供信息给供应商，便于供应商最快速的改善品质。如果什么时候制造的的、数量是多少等等最基本的情况都不能提供的话，供应商便无法着手调查、分析和改进。
*品质改善的再确认
对供应商改善品质具体是从哪一批开始，可通过合格证来找到答案。
三、合格证使用与管理要点
*与供应商约定合格证的事项
1、合格证的格式依供应商的不同而有所不同，但一定要包含最基本的信息，至于格式只要认可即可。
2、有的前道工序（供应商）在每一最小包装单位（盒、箱、袋）上都附有合格证；有的则以每一批次为单位附设一张“合格证”，如果该批数量庞大，合格证却只有一张，那么仓库分细发给生产现场时，可用复印件代替原件一起出库，直到该批材料使用完毕为止。
3、向供应商订货时，应在合同里规定合格证的格式、张数，以免双方日后有口舌之争。
对于无合格证的零件一律不予接收，更严禁投入使用。
4、作为供应商必须在其产品上贴附合格证，以证明其产品的来龙去脉。
5、有的供应商（前道工序）头几次送货时都附有合格证，并且记录也很规范，但时间长了就慢慢忽视了，要么没有，要么记录不全，而后道工序也以材料正常为由，懒得追究。其实，这是品质下降的第一个信号，一定要注意防范此种情形出现。
*现场管理
1、开包者应确认，其上记述的内容与实物是否一致，格式有无新的变化。
2、发现异常时立即报告上司，正常时分类收集好，定期交给管理人员，管理人员判定完毕后便可废弃，作业人员通常是第一个开包者。他在看完合格证之后，若没有明确的摆放要求，总是摆放在自己认为找得到的地方，如果桌垫下面或输送带架子上，或者扔进垃圾箱里，这不仅会造成现场5S活动混乱，甚至还会失去一个追踪线索。
3、反馈不良品情况时，将合格证附在实物上，一起退还给前道工序（供应商）。有的工厂（后道工序）在提供情报给供应上（前道工序）时，只提供不良样品，而不提供合格证，供应商收到不良样品后，往往还要花费大量时间去翻查以前的生产记录，使得改善对策工作不能及时的展开。