一、规格、图样与采购订单的要求。
采购业务应拟订一套合适的规定，以确保供应物料的要求得以明确叙述、沟通，最重要的是完全被供应商所了解，这样规定可包含拟订规格、图样及采购订单以及下订单前买卖双方会谈等等的书面程序，其他适合物料采购的方法。
二、品质保证的协议
对供应商所负的品质保证责任，应与其达成明确的协议。品质保证协议条款应与企业经营的需要相称，且避免不必要的成本。对于某些状况，可能涉及正式品质体系时，需包含企业和供应商物料保证系统的定期评鉴。
三、验证方法的协定
对于是否符合企业要求而查验的方法，应与供应商拟订一个明晰的协定。此协定亦可涵盖为求进一步的物料改进而交换的测试资料。所达成的协定可将要求条件及检验、测试或抽样方法在解释上的困惑减到最少。
四、解决物料纠纷的条款
与供应商拟订各种制度及程序，以便于解决品质纠纷。所定条款应包括处理例行性与非例行性等事情，并且最重要的一点是企业和供应商对于影响品质的事情，必须有改善沟通渠道的条款。
五、接收检验计划与管理
应建立适当的方法以确保接收物料的管制。这些办法包含隔离场所或其他合适的方法避免误用不合格物料。
接收检验执行的程度应谨慎规划。有必要检验时检验水准的选择应考虑总体成本。此外，如决定实施检验必须仔细选择受检的特性项目。在物料到达前必须确定所需的工具、量规、仪表、装备器材等备妥，经过适当校正，并有足够训练有素的检验人员。
六、接收品质记录
应保持适当的接收品质记录，确保以往的资料完备，这样就可以评核供应商的绩效与品质趋势。此外，为追溯的目的而需维持批次的识别记录文件，在某些情况下，可能有用而且必要。