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内审常见病及其诊治

2011-08-19 中国食品网 中食网 978
内部审核是组织所建立的质量管理体系自我改进的重要手段。笔者在审核中发现一些组织在内审过程中存在一些问题,影响了体系自我改进的力度。

内审“常见病”之症状

症状之一 审核覆盖范围不全

这主要体现在三个方面:一是认为审核计划缺少对领导层管理职责的审核内容;二是审核计划只有审核部门、场所,没有审核的质量体系过程(或条款),往往造成审核遗漏标准的某些要求;三是在有多个现场的情况下,也仿照外部审核,采取抽样方法审核,致使现场审核覆盖不全。

症状之二 审核方案策划不周

在审核时间安排上,考虑拟审核过程、部门(场所)的状态和重要性以及以往审核的结果较少,对应重点审核的过程,时间安排明显偏少,甚至有的部门涉及的主要过程也未审核。

症状之三 审核的依据不充分

审核往往只考虑是否符合本组织体系文件的要求,忽视标准要求的审核。有的体系文件不符标准的某些要求,多次内审也未能发现。

症状之四 审核员的选择不当

有的内审员不具备相应的能力,审核抓不住重点,发现不了实质性问题;有的审核员不按审核准则审核,以个人看法判断是非,缺乏审核的客观性和公正性。

症状之五 审核准备不充分

有的组织在审核时,审核员事先根本不编检查表,而统一使用事先印好的通用检查表,因而体现不出受审核方的特点和重点;审核记录过于笼统,看不出抽样情况,缺乏可追溯性。

症状之六 不合格报告描述的事实不清楚,判断欠准确;纠正措施的跟踪验证没进行或未作记录。

症状之七 审核报告没有或未及时提交审核部门或有关人员。

症状之八 内审报告没有被用于管理评审。

对症下药 消除病状

为消除和预防以上内审常见病,提高内审的有效性,需要做好以下几项工作,服用“四服药”:

药方之一 转变“内审不要审核领导”的观念,确保管理职责的落实。

ISO9000:2000标准提出:领导的作用是确立组织统一的宗旨和方向,创造条件使员工能够充分参与实现组织目标。ISO9000:2000标准第5章明确规定:制定质量方针,进行管理评审,确保质量目标得到分解、资源能够获得、对体系进行策划、职责权限得到规定、对体系的有效性进行内部沟通、顾客要求得到确定和满足,指定管理者代表等是组织最高管理者的职责。管理职责是管理体系中的不可缺少的重要过程,如果审核时缺少对此过程的审核,就不能覆盖标准的全部要求,也无法对体系的符合性、有效性作出客观评价。至于采用何种形式对领导层进行审核,审核的取证方式、方法可因地制宜,灵活掌握,只要达到目的即可。

药方之二 重视审核方案的策划

内审年度计划要对审核的频次、范围(区域和产品)、依据和方法(集中式或滚动式)作出安排,以便有计划、有准备地进行审核。审核范围和频次应考虑拟审核部门(场所)的状态和重要性。正常状态下,两次审核间隔不宜超过一年。对质量起重要作用以及过去审核问题较多的部门(场所)、过程,应适当增加审核的次数和时间。

药方之三 精心做好审核准备

要选择具有内审能力,并有较强组织能力的人担任审核组长;内审员应有最高管理者或管代的正式授权,以便行使其职权;在现场审核前,应将审核所需要的部门、场所、过程或条款的要求,编制好内容实施计划,并通知受审核部门;审核组长要组织开好审核组的预备会议,并确保每位审核员都能得到用于审核依据的标准和质量体系文件,清楚地了解各自的任务。要使每位审核员都掌握审核记录(检查表)的填写和使用方法。

药方之四 要加强内审过程的监视和测量

首先,要把好内审员的资格关,不具备内审员能力的不准上岗;其次,要明确管理者代表、内审主管部门和审核组长、审核员及其他有关人员的职权,对内审程序、内审计划、检查表、不合格报告、审核报告等文件和记录,都要经授权人审查,发现不适用或不合格的情况要及时整改。内审结束后,要及时作好总结,以利于改进工作。内审结果应作为管理评审的输入,管理评审要把内审的有效性作为评审的一项重要内容


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