《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》出台后，如何进一步规范出口企业的管理，确保食品等产品的安全和可追溯，是摆在检验检疫部门面前的一个十分迫切和重要的问题。而企业能否建立好“两账”和“两档”，在很大程度上决定着产品的可追溯性，同时也是关系到“三专”管理有效性的一个关键环节。
所谓“两账”，指的是《原辅材料添加剂内外包材进货台账》和《产品出口台账》；所谓“两档”，指的是《合格供方档案》和《原辅材料添加剂内外包材相关合格证明档案》。企业如何建立“两账”和“两档”呢？首先应编写制定关于对原辅材料食品添加剂及内外包材等物资进行管理的文件，文件应规定如何对供方进行评价、对采购的物资如何进行验收、采购物资出入库的管理、出口货物的台账登记、相关材料如何归档以及如何确保可追溯性等内容。有了管理性文件，接下来就可以建立“两账”和“两档”了。“两账”可以由当地检验检疫部门统一印刷、统一下发给企业，“两档”则应由企业自身建立，所有材料保存期限不得少于两年。
具体来讲，首先，企业应对采购的所有原料、辅料、食品添加剂、内外包装材料等的供应商进行合格评定，索取相关的资料（如营业执照、相关卫生注册登记证、认证、自检自控能力等），并建立《合格供方档案》，档案要有合格供方一览表，要定期对供方进行合格评定。其次，企业在采购的每批原料、辅料、食品添加剂、内外包装材料等入库时，都应在《原辅材料添加剂内外包材进货台账》上进行流水登记，登记的主要信息有：品名、入厂时间、数重量、出库时间及重量、剩余数重量等。第三，企业应对所有原料、辅料、食品添加剂、内外包装材料等进行验收，验收合格后方可投入使用并填写“验收记录”，然后将各项有关证明材料（如合格证明、CIQ证书、化验报告等）归档到《原辅材料添加剂内外包材相关合格证明档案》。最后，企业应对每批出口产品在《产品出口台账》上进行登记。
企业如能按照以上的做法进行认真记录和管理，检验检疫人员每次到企业进行监管时，只要调出“两账”和“两档”，结合企业的“生产日报表”进行核对，企业从采购到发货的整个环节就都可以从时间和数量上进行追溯了。这样，企业采购物资的安全性、“三专”管理的有效性、出口产品的可追溯性和安全性就全在检验检疫部门的监控范围内了，《特别规定》的执行和可操作性由此将得到极大的增强。
